En muchas empresas me ha tocado ver desperdiciada la grandiosa oportunidad de crecimiento que una junta de trabajo trae consigo misma. Aunque no suelo ser de los directivos que propicien reunión tras reunión, puesto que la “juntitis” se me hace una perdedera de tiempo invaluable, cuando lo hago, siempre espero sacarle el máximo partido, y aquí les doy tres reglas de oro para juntas de trabajo exitosas.
La puntualidad. Pase lo que pase, todos los convocados deben de ser puntuales. Recordemos que lo más preciado que tiene el ser humano en el mundo, luego de la vida, es el tiempo. Si eres el que ha convocado la junta, debes de estar antes que todos; y revisar que todos los aspectos técnicos, lugares, y demás, estén en total funcionamiento; ¿tu asistente puede hacerlo?, sí; Sin embargo, aún con la ayuda de tu personal, debes verificar que todo esté funcionando correctamente antes de iniciar la junta, y esa, es tu obligación por ser quien convoca a ser escuchado.
Si tú no eres quien convocó la junta, puede que seas un proveedor, o un colega de trabajo. En ambos casos, es vital que te presentes 5 minutos antes de la reunión, para tomar asiento, y sentirte cómodo con el lugar. Si eres nuevo, preguntar en recepción cuestiones útiles como la clave WIFI, el lugar de sanitario, reglas de aparcamiento; todo ello, te será útil, por si tienes que hacer una pausa en plena reunión, para no perder tiempo.
Me ha tocado experimentar juntas en las que se me convoca a cierta hora, y el personal involucrado llegar 40 minutos tarde, en muchos de los casos, he tenido que despedirme sin iniciar la reunión, puesto que, en agenda, todo el tiempo se tiene ya destinado.
Comenzar una junta tarde es una gran falta de respeto. Si bien, el personal interno de la empresa no cobra honorarios con un control de tiempo de ajuste, hay que tener cultura económica, y saber que cada minuto no utilizado, es tiempo perdido en dinero, pero, sobre todo, en tiempo de vida restado de las personas que hemos citado.
Si un ponente llega 5 minutos tarde, y su audiencia es de 10 personas. Multipliquen. Son 50 minutos que le ha restado a la vida de las personas que citó; algo que jamás podrá regresarles.
Así que, muy importante, la puntualidad.
Si queremos ser efectivos y no andarnos con ambigüedades, lo mejor siempre será, tener un listado de puntos que se abordarán en la junta; y dependiendo del tiempo que se tenga, es valioso destinarles un tiempo de exposición, para comunicar lo que deseamos a la audiencia, y un tiempo de resolución de problemas o aclaración de dudas en caso de que las hubiera. Si no lo hacemos de esta forma, puede que la audiencia interrumpa, y se deriven temas alternos que no son el foco principal a tratar, y se tenga que convocar a otra junta. Por tal motivo, lo primordial, siempre será tener los tópicos a tratar bien delimitados.
Hay que ser conscientes de que un tema no debe de llevarse más de 7 minutos para ser expuesto. Más de ese tiempo, se pierde la concentración de la audiencia.
Si es posible, y se conoce a los partícipes, es muy conveniente que cuando enviemos la solicitud de presencia a la junta por mail, se les envíe también el listado de temas a tratar; de esa forma, con la idea de los puntos en mente, será más efectiva, y las dudas de la audiencia, serán preparadas por los asistentes previamente, lo que facilitará por mucho el diálogo.
Algo que he aprendido los últimos años, y que me ha vuelto en verdad efectiva al momento de delegar tareas, es realizar acuerdos con quienes intervendrán en los proyectos citados, siempre volviendo a repetir el tópico, y el acuerdo en común al que se llegó, y de pasada, en ese momento, agradeciendo a la persona comprometida frente al grupo.
Con ejemplos es mejor:
Imaginen que deben de realizar una carne asada en las instalaciones de su empresa a corto plazo, así que, teniendo a la gente en el lugar, será más fácil acordar con los participantes mediante una reunión, por lo que, primero citarás a todos vía mail, exponiendo los temas que tratarás en la junta, en este ejercicio algo sencillo como “El día 21 de Marzo, realizaremos una carne asada conmemorando la renovación de la cuenta de nuestro principal cliente, por lo que se acordará:
Agradecemos su puntualidad en la Sala B del edificio C a las 9.00 hrs. Éste 10 de Marzo. La reunión no durará más de 15 minutos.
El día de la reunión, todos puntuales, se firman en una lista de asistencia (en donde por cierto, aprovechas para poner dos apartados que digan “nombre del acompañante y cooperará con”), e inicias con el discurso de la reunión: "...Gracias por su asistencia, como ya saben, realizaremos la reunión conmemorativa por conservar a nuestro cliente principal, y nos gustaría saber quienes colaborarán con los ingredientes que les compartimos por mail."...
Aquí, con los puntos previos del mail, se podrá depurar cada foco de atención, y teniendo ya todos los acuerdo, cerrar con el agradecimiento comprometido, algo como:
Gracias a todos por su participación, en conclusión las 15 personas presentes, Carlos traerá el carbón, Vanesa la Carne, Eduardo los hielos y Christina las servilletas; muchas gracias por su ofrecimiento.
El costo acordado, fue de 250 pesos por persona, y el lugar del evento, la casa de nuestro director Luis, quien se ofreció gentilmente con su propiedad.
Decir los nombres de quienes se comprometieron en las actividades, crea un vínculo de responsabilidad ante el otro, muy difícil de romper, y ese acuerdo, es sin lugar a dudas, uno de los puntos más positivos al realizar juntas.
Claro, el ejemplo fue muy sencillo, y se pudo definir por escrito, sin embargo, el poder de las reuniones acerca a los colegas de trabajo, les hace sentir más empatía y seguridad de pertenencia, y rompe, con la rutina de la ejecución de tareas.
Espero que les sean útiles estos consejos.
¡Por una cultura de respeto y juntas productivas!, nos leemos en el siguiente post.
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